آموزش وردپرس قالب وردپرس قالب رايگان وردپرس درس وردپرس
محتوا در مدیریت دیتا
تاثیر محتوا بر سئو
تیر ۶, ۱۳۹۵
نکاتی مهم درباره تولید محتوای سایت
تیر ۹, ۱۳۹۵

اخبار محتوا | محتوا | مدیریت محتوا

امروزه فرآیند تولید محتوا و مدیریت اطلاعات به عنوان یکی از مباحث اصلی در علم فناوری اطلاعات محسوب می گردد و در این راستا برنامه نویسان سعی می کنند با ارایه سیستم های هوشمندی که بتواند مدیریت اطلاعات را بر عهده بگیرد به فرایند اتوماسیون مدیریت اطلاعات کمک کنند. ما در این مقاله مختصرا به دو سیستم مدیریتی برای اطلاعات یعنی سیستم مدیریت اسناد و سیستم مدیریت اطلاعات می پردازیم. لازم به ذکر است که این سیستم ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند، به طوری که اکثر پرتالهای خبری از این سیستم بهره می گیرند.
سیستم مدیریت اسناد (system Document Management)
هر سازمانی دارای مستندات اداری فراوانی است که حاوی اطلاعات مختلفی است. این مدارک یا به اصطلاح اسناد باید با نظم و ترتیب نگه داری شوند تا بتوان آنها را در زمان لازم بازیابی و مورد استفاده قرار داد. در واقع اطلاعاتی که در این اسناد وجود دارد در بخش های مختلف کاری سازمان مورد نیاز است و باید به آنها مراجعه شود. سیستم مدیریت اسناد در واقع وظیفه دریافت، طبقه بندی، نگه داری و بازیابی این اسناد را برعهده دارد. سیستم کامل مدیریت اسناد باید ویژگی های زیر را دارا باشد:
▪ هر سند را با حجم قابل قبولی ذخیره سازد.
▪ ارتباط لازم بین سندهای مختلف را برقرار سازد.
▪ با استفاده از بایگانی کلیه اطلاعات اسناد را به طور کامل یکپارچه سازد.
▪ تمرکز کامل بر ذخیره سازی و آرشیو اسناد داشته باشد.
▪ مبتنی بر گردش کار قدرتمندی باشد و کلیه روال های کاری سازمان قابل طراحی توسط موتور گردش کار باشند.
▪ هدف سیستم ذخیره سازی و بازیابی مستندات به شکل اصلی و اولیه آنها باشد.
▪ مجهز به موتور ایجاد صفحات وب برای دسترسی به اسناد از طریق وب سایت باشد. البته لازم به ذکر است که این خصوصیات تنها تعریف عمومی از DMS را ارایه می دهد. بیش تر سیستم های موجود در بازار غرب توانایی ها و کارکردهای فراتری از این موارد دارند، اما در هر حال این ویژگی ها نشان دهنده کارکردهای معمول یک سیستم مدیریت اسناد است.
سیستم مدیریت محتوا (Management system content)
این سیستم جدیدتر ازDMS است و اساساً به منظور مدیریت و سامان دهی به اطلاعات در حال رشد سازمان ها طراحی شده است و در حقیقت مدیریت محتوای اسناد موجود در سازمان را برعهده دارد و در سال های اخیر با افزایش سایت های اینترنتی و سایت های داخلی سازمان ها مدیریت محتوای سایت های یاد شده و به روز نگاه داشتن اطلاعات آنها برای سازمان ها مشکل ساز گشته است.
این سیستم مدیریت اطلاعات موجود در این صفحات وب را برعهده دارد و به کاربر امکان ایجاد، ویرایش و حذف صفحات وب و همچنین تعیین محتوای آنها را می دهد.
به طور خلاصه مهم ترین ویژگی های سیستم مدیریت محتوا به شرح زیر است:
▪ اقلام اطلاعاتی و ارتباط بین آنها را مدیریت می کند.
▪ امکان تعریف هر جز (یا صفحه) و موقعیت آنها بر روی سایت را در اختیار کاربر قرار می دهد.
▪ ارتباطات مورد نیاز و کامل بین صفحات و اطلاعات موجود در آنها را ایجاد می کند.
▪ ایجاد و ویرایش صفحات کارکرد اصلی این سیستم است.
▪ بین دسترسی و بایگانی یکپارچگی ایجاد می کند.
▪ دارای موتوری برای انتشار و ایجاد صفحات اینترنتی است.
شایان ذکر است که یکپارچه سازی سیستم مدیریت اسناد با مدیریت محتوا باعث به وجود آمدن سیستم های Enterprise cmsمی شود که در نهایت راه رسیدن به مدیریت صحیح اطلاعات را هموار می سازد و به این ترتیب می توان به یک مدیریت کامل معلومات (Knowledge management) رسید. چه آن که برای دستیابی به چنین نقطه ای کاستی های فراوانی وجود دارد.
● مقایسه دو سیستم
دو سیستم یادشده برخلاف تصورات موجود کاملاً با یکدیگر متفاوت و در عین حال مکمل یکدیگراند. با این که هم اکنون تولید کنندگان غربی این سیستم ها در حال تلفیق و یکی کردن آنها هستند (که این خود قدم مثبتی در مدیریت اطلاعات در سازمان هاست) باید اختلافات و ویژگی های هر یک از آنها را به درستی درک کرد و دانست که از هر یک برای چه منظوری و در کجا باید استفاده شود.
ممکن است سازمانی نیاز به DMS داشته باشد ولی با توجه به ساز و کارهای موجودش احتیاجی به CMS نداشته باشد و بر این اساس برای انتخاب هر یک باید دقت کافی را به کار بست.
DMSسیستمی است که می توان از آن به عنوان هسته اصلی برای CMS استفاده کرد. کار اصلی این سیستم نظم دادن به مستندات سازمان ها و در دسترس قرار دادن آخرین نسخ آنها برای کاربران سازمان با توجه به دسترسی های هر یک از کاربران است. DMSسیستم کاملی برای بایگانی و آرشیو کلیه اوراق اداری سازمان ها با حفظ تاریخچه تغییرات هر یک از آن هاست. افزون بر این دارای گردش کار کامل برای مکانیزه ساختن روال های سازمانی و انتقال اسناد سازمانی بین کاربران با توجه به این روالهاست. در واقع این سیستم مسئولیت ثبت و نگه داری بازیابی و به گردش در آوردن کلیه اسناد را در داخل سازمان برعهده دارد.
حال آن که CMS سیستمی است که از آن اغلب برای طراحی صفحات وب جهت استفاده در سایت های داخلی و یا وب سایت های اینترنتی بهره گرفته می شود. یعنی سازمان ها با استفاده از این سیستم به راحتی می توانند اطلاعات خود را به طور منظم در سایت (یا هر محیط دیگری) در اختیار کاربران قرار دهند. همچنین مدیریت این اطلاعات ارتباط دادن آنها به یکدیگر و به روز رسانی آنها (ویرایش، حذف و اضافه کردن) را به راحتی انجام می دهد. آنها می توانند سایت خود را هم برای استفاده داخلی سازمان و هم برای کاربران خارجی به روی اینترنت به راحتی طراحی کرده و ارتباطات منطقی اطلاعات و صفحات مختلف را برقرار سازند. اطلاعات موجود در این محیط ها می تواند توسط یک سیستم مدیریت اسناد تهیه شود و در اختیار این سیستم قرار گیرد.
● DMS وCMSدر ایران
تلقی خاصی نسبت به مدارک و اسناد اداری در سازمان های کشورمان نسبت به دیگر کشورها وجود دارد.
اول این که در سازمان ها و شرکت های دولتی به علت وجود بوروکراسی های موجود ارتباطات و مکاتبات سازمانی باید طبق قوانین بسیار دقیق و خاصی صورت پذیرد و خروج از این سلسله مراتب برای مدیران این سازمان ها غیر قابل قبول است. ضمن این که در بسیاری از موارد فعالیت هایی خارج از این بوروکراسی ها به صلاحدید مدیران و افراد دیگر صورت می پذیرد و این خود باعث ایجاد پیچیدگی های فراوانی در این بوروکراسی ها و روال های کاری می شود که دسته بندی دقیق آنها را غیر ممکن می سازد.
این خود باعث می شود که نتوان از گردش کار به مفهوم واقعی آن که در این سیستم ها است استفاده کرد و باید گردش کاری مطابق با فرآیندهای ذکر شده در بالا و بسیار انعطاف پذیر طراحی و پیاده سازی شود. اگر سیستم های اتوماسیون موجود در بازار کشور به یک Work Flowقدرتمند با امکانات اشاره شده تجهیز شوند گام بسیار بزرگی در جهت معرفی و راه اندازی سیستم های مدیریت اسناد در آینده و ایجاد پیش زمینه در فرهنگ سازمان ها برای این سیستم ها برخواهند داشت.
دوم این که به علت قانونی نشدن امضاهای الکترونیکی در سطح کشور و همچنین الزام وجود فیزیک اسناد مالی و حقوقی برای بررسی های لازم مشکلاتی در راه جمع آوری کاغذها در سازمان ها و در نتیجه راه اندازی سیستم هایی که منتهی به این مورد می شود وجود دارد. وجود این مورد باعث می شود که از قرار دادن بسیاری از اسناد سازمانی در اختیار این سیستم ها جلوگیری شود و بدین منظور باید دسترسی های بسیار دقیق و تعریف شده ای برای این اسناد در نظر گرفته شود و این دسترسی قابل توزیع بین راهبران مختلف باشد، هر راهبر در محدوده اختیارات خود؛ در نتیجه باید تا حدی که امکان دارد حتی در حد پایگاه اطلاعاتی نیز دسترسی توزیع شده اعمال شود. به طور مثال در برخی از سازمان ها حتی به راهبران سیستم ها و مسئولین بانک های اطلاعاتی که دسترسی به کلیه اطلاعات را به علت ماهیت کاری شان دارند و اغلب تعداد آنها به بیش از دو نفر نمی رسد نیز اجازه دسترسی به چنین اسنادی داده نمی شود.
سوم این که تصور عموم از اسناد اداری بیش تر نامه های سازمانی و نه اسنادی مانند سندهای حسابداری، فرم های استانداردسازی، اسناد پرسنلی، احکام، فاکتورها و. . . است.
علاوه بر این در سازمان های دولتی برای گردش نامه ها در درون سازمان از سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می شود که توسط آن می توانند گزارش های دقیقی از نحوه عملکرد اداری و گردش نامه ها داشته باشند. البته در گذشته برای راه اندازی چنین سیستم هایی نیز به علت نبود بستر لازم برای ارتباطات الکترونیکی و همچنین مقاومت کارکنان سازمان برای استفاده از این سیستم ها مشکلات زیادی وجود داشت.
با این همه سیستم های اتوماسیون اداری توانستند در سالهای اخیر در سازمان ها جایگاه مناسبی را بیابند و استفاده از آنها همگانی گردد. با توجه به این مورد و راه افتادن سیستم های اتوماسیون اداری در سازمان ها و آشنایی لازم و کافی با این سیستم ها تغییر سیستم و فرآیندها و روال های کاری سازمان های بزرگ به مانند آنچه در غرب به علت تلقی خاصی که از گردش مکاتبات و مستندات سازمانی دارند استفاده می شود بسیار پرهزینه و متعاقبا با مقاومت های زیادی همراه خواهد بود که این خود باعث ایجاد مشکلات فراوانی در راه برقراری این سیستم ها در سازمان ها خواهد شد.
بنابراین، بهترین راه کار در حال حاضر این است که در بستر همین سیستم ها (یعنی اتوماسیون اداری) ویژگی ها و امکانات سیستم های مدیریت اسناد و محتوا که نیاز به بسیاری از آنها هم اکنون نیز در سازمان ها احساس شده است پیاده سازی و قابل استفاده شود تا سازمان ها به مرور و با استفاده از قسمت های مختلف آن و آگاهی از امکانات و مزایای آن ها با سیستم های DMSوCMS آشنا شوند تا در آینده بتوان گامهای بزرگی در تحول ساز و کارهای اداری کشورمان برداشت.

منبع: ویستا نیوز

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بیست + 14 =